PMI Andalusia Spain Chapter

EL PROJECT MANAGEMENT Y EL TELETRABAJO SON “FILOSOFÍA LEAN”

El project management es una manera de trabajar, un estilo, un marco de trabajo cuyo objetivo es lograr el éxito de un proyecto, ya sea de un negocio, de una empresa o de una organización. Para conseguir esto, los profesionales gestionan los proyectos de forma efectiva, mediante el uso de herramientas y técnicas estandarizadas, que incluyen el teletrabajando. Cada vez es más usual trabajar en un mismo proyecto con equipos no ubicados en un mismo lugar, lo que exige una comunicación eficaz, segura y rápida.

Precisamente una de las mayores experiencias que estamos adquiriendo en este periodo del Covid-19, y que ya podemos considerarlo un “gran valor ganado”, es el teletrabajo. Un activo fundamental para gestionar proyectos y coordinar equipos humanos. Con mucha naturalidad, nos hemos conectado frente a nuestras pantallas y hemos seguido trabajando de la mejor manera posible: hemos compartido archivos, realizado webinars, estudiado, cerrado acuerdos y diseñado nuevos proyectos.

La figura del Project Manager (PMP), necesaria en todos los sectores laborales, alienta el crecimiento y desarrollo personal de todo un equipo. Crea relaciones estrechas y consigue que todos sus miembros colaboren de forma alineada con la estrategia empresarial de la organización para la que trabajan. Da igual que sea desde una misma oficina o desde oficinas ubicadas en diferentes países: con el teletrabajo las distancias no existen.

La clave para hacerlo bien se haya tanto en las habilidades interpersonales (habilidades blandas) como en el conocimiento adquirido a través de la formación y de la experiencia (habilidades duras). Un Project Manager lidera de manera estratégica, metódica, disciplinada y empática el proyecto, alcanzando los objetivos con la máxima eficiencia.

Entre las habilidades directivas de un PMP está el manejo de las herramientas propias del teletrabajo, necesarias para gestionar proyectos haciendo que todo el equipo confluya de forma alineada en la misma dirección, aportando cada uno su propia singularidad e incluso su propia idiosincrasia. No en vano, este arsenal de habilidades también es evaluado en el examen de certificación como PMP® del Project Management Institute PMI®.

Ahora bien, el teletrabajo no es para todas las actividades, ni para todas las empresas. Dependiendo del sector y servicio ofrecido, el teletrabajo será posible o inviable. Partiendo de la base de aquellos trabajos susceptibles de hacerse en remoto, hay básicamente tres componentes que hacen que los profesionales podamos teletrabajar desde cualquier lugar:

  • Confianza por parte de la empresa en el trabajo por objetivos, lo cual tiene varias implicaciones:
    • El trabajo por objetivos debe formar parte del ADN de la dirección de la empresa. Independientemente de los recursos de que ésta disponga, “querer es poder”.
    • En lenguaje PMP, los Factores Ambientales de la Empresa deben contener Activos de Procedimientos diseñados desde esa cultura, con contenidos específicos sobre Teletrabajo (herramientas, tecnología, ciberseguridad, riesgos laborales, etc.), y basados en la confianza ganada por los ratios de productividad obtenidos mediante la digitalización de la empresa.
  • Disponer de determinadas cualidades y capacidades por parte del profesional, no sólo para dar lo mejor de sí en el trabajo, sino para compaginarlo con la vida personal.
    • Honestidad, lealtad y compromiso.
    • Organización, disciplina y método. Hay que marcarse un horario y un ritmo de trabajo (incluyendo descansos), y cumplirlo.
    • Habilidades interpersonales. En lo profesional (hay que aprender a salvar las barreras de la comunicación a distancia) y en lo personal (hay que negociar con la familia el espacio y el tiempo).
    • Habilidades digitales y curiosidad para seguir desarrollándolas.
  • Disponer de un espacio adecuado y específico para trabajar. Porque no sólo se trata de desempeñarse con comodidad, sino de poder desconectarse al terminar de ese entorno profesional.

Un tercer sujeto a tener aquí en cuenta es la Administración. En España el teletrabajo está escasamente regulado en lo laboral, en lo social y en materia de vigilancia de la salud: el art.13 del Estatuto de los trabajadores sobre el Trabajo a Distancia, el Acuerdo marco sobre teletrabajo en la Unión Europea, y alguna declaración de intenciones en algunos convenios colectivos (un ejemplo de los más desarrollados se puede encontrar en el Convenio de Repsol, art. 85).  No hay nada escrito, por ejemplo, sobre cómo se controla tu tiempo de trabajo (y tus horas extra) o tu derecho a la huelga. ¿Y qué pasa, por ejemplo, si te accidentas mientras trabajas en casa, o si se produce un incendio causado por el mal funcionamiento de tu ordenador de empresa? Porque si trabajas como profesional autónomo ya conocemos la respuesta y la exigencia legal está perfectamente regulada, pero el trabajador por cuenta ajena solo está contemplado para la modalidad de un puesto ubicado en el lugar donde está dado de alta el centro de trabajo. La imposición del teletrabajo por las restricciones de movilidad necesarias para detener la pandemia, es una gran oportunidad para mejorar en la regulación de esta modalidad de trabajo.

En un caso óptimo en el que confluyan circunstancias que lo promuevan y contexto legal que lo regule, el teletrabajo sigue teniendo sus ventajas e inconvenientes, y presenta amenazas y oportunidades:

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El teletrabajo bien entendido y bien ejecutado elimina lo superfluo (desplazamientos, estrés por atascos y por aparcar, corrillos antes, durante y tras las reuniones, metros cuadrados de oficina, ladrones de tiempo,…) y permite centrarse en lo importante, que es el trabajo que aporta valor al producto o servicio final. En línea por lo tanto con los principios de la filosofía Lean, el teletrabajo debería ser una herramienta a considerar por las empresas españolas, especialmente las PYMES, dado el esfuerzo que deben hacer por incrementar su productividad.

Por todo lo expuesto parece que el teletrabajo, interesante serendipia de esta pandemia, jugará un papel muy importante en el mundo en los próximos años, si cuando hagamos retrospectiva de todas las ventajas que parece mostrar, el ratio productivo aumenta o como mínimo se ha mantenido. Lo que sí está claro, es que el impacto que ha tenido sobre el medio ambiente esta situación forzada es más que positivo.

Quizá la mejor opción sea teletrabajar no como fórmula permanente, sino en una proporción semanal de 1 o 2 días en casa y el resto en la oficina (dependiendo de la naturaleza del trabajo). En cualquier caso, es importante que coexistan ambas modalidades de trabajo, presencial y en remoto, a fin de poder comparar los ratios de productividad entre ambas. Además, los PMs sabemos bien el papel que juegan las relaciones humanas, por lo que el contacto personal es un componente fundamental para nuestro trabajo… y nuestra vida.

Más información:

Autoras:

 

Sonia Ruiz

Sonia Ruiz

PMP®& Lean Construction®    

THINKproductivity

Nieves Navas

Nieves Navas

PMP® & Office Manager